Pengisian Jabatan

Pengertian.

Fungsi pengisian jabatan (staffing) adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi perusahaan. Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap jabatan tersebut, sehingga sasaran perusahaan tercapai. Pengisian jabatan ini dilakukan dengan cara penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan yg baik, sehingga para karawan dapat bekerja efektif dalam melakukan tugas-tugas nya.

Pengadaan (Procurement)

Pengadaan (procurement) adalah merupakan fungsi operasional yang utama dari MSDM. Pengadaan tenaga-kerja ini merupakan masalah yang penting, sulit, & kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi serta efektif tidaklah semudah membeli & menempatkan mesin.     

Tenaga-kerja adalah asset utama perusahaan yang menjadi perencana dan juga pelaku aktif dari setiap aktivitas dalam organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status dan latar belakang pendidikan, usia, jenis kelamin yang heterogen, dibawa kedalam organisasi perusahaan; bukan seperti mesin, uang, & material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya guna mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

Tenaga-kerja yang cakap, mampu, dan trampil belum menjamin produktivitas kerja yang baik bila moral kerja & kedisplinannya rendah. Mereka baru dapat dikatakan bermanfaat serta mendukung terwujudnya tujuan perusahaan bila mereka berkeinginan tinggi untuk menciptakan prestasi. Dan tenaga-kerja yang kurang mampu, tidak cakap, & tidak trampil akan mengakibatkan pekerjaan tersebut tidak dapat selesai tepat pada waktunya.

Kualitas dan kuantitas para tenaga-kerja juga harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan juga efisien. Penempatan tenagakerja juga harus tepat sesuai dengan kemampuan & ketrampilan yang dimilikinya. Sehingga gairah kerja dan kedisplinannya akan lebih baik dan efektif guna menunjang terwujudnya tujuan organisasi/perusahaan.

Penarikan (Recruiting)

Penarikan adalah kegiatan mwncari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan. “Mencari” yaitu menetapkan sumber-sumber tenaga kerja yang akan ditarik. “Mempengaruhi” adalah menetapkan cara-cara penarikannya, seperti melalui iklan pada media massa dan atau melalui para karyawan yang telah ada.Sumber karyawan 

Sumber karyawan (sumber daya manusia = sumber tenaga kerja) dikenal atas “sumber internal dan sumber eksternal”.

Sumber internal, yakni karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang kosong, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan. Penarikan dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer”, baik sifatnya vertical (promosi-demosi) maupun horizontal (rotasi).

Demosi, yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat atau jabatan seorang karyawan. Promosi adalah mutasi dengan cara menaikkan pangkat atau jabatan seseorang, sehinggan authority dan responsibility-nya semakin besar biasanya diikuti dengan kenaikan pendapatan.

Kebaikannya:

• Biaya-biaya penarikan relatif kecil.
• Perilaku karyawannya telah diketahui.
• Karyawannya telah berpengalaman.
• Prientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.
• Karyawan yang cakap ada kesempatan untuk promosi.
• Motivasi semangat kerja karyawan.
• Loyalitas dan kedisiplinan karyawan lebih baik.
• Dan lain sebagainya.

Keburukannya:

• Masalah-masalah lowobgan tidak terselesaikan, karena mutasi akan menimbulkan lowongan yang kosong kembali.
• Pelaksanaan sistem kerja hanya tetap begitu-begitu saja.
• Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif kurang.
• Promosinya sering didasarkan atas nepotisme.
• Dan lain sebagainya

Mutasi horizontal (rotasi) adalah pemindahan seorang karyawan dai suatu jabatan ke jabatan lainnya, tetapi pangkatnya tetap, hanya pekerjaannya yang berbeda. Mutasi/transfer karyawan dilakukan atas “keingiinan karyawan atau keinginan perusahaan”. Mutasi dilakukan bertujuan untuk penempatan kembalikaryawan, ke jabatan yang lebih sesuai dengan keahliannya.

Promosi diartikan penigkatan status (jabatan) seorang karyawan, seperti karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg) menjadi karyawan rtetap atau karyawan operasional siangkat menjadi karyawan manajerial. Dengan peningkatan status (promosi) ini maka hak, kewajiban dan pendapatannya akan semakin besar pula. Dasar-dasar promosi dikenal atas: senioritas, Ability dan kombinasi Senioritas dan Abiity.

Dasar-dasar promosi yaitu:

• Senioritas, yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya pengalaman kerja seorang karyawan. 
• Ability (kecakapan), yaitu promosi yang didasarkan atas kecakapan seseorang, yang kecakapannya lebih baik mendapat prioritas pertama untuk dipromosikan. 
• Kombinasi senioritas dan ability adalah promosi yang dilakukan berdasarkan lamanya masa kerja dan tingkat pendidikan formal melalui ujian kenaikan golongan. 
• Mutasi horizontal (rotasi) adalah pemindahan seorang karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lainnya, tetapi pangkatnya tetap, hanya pekerjaannya yang berbeda.

Sumber external

Untuk mengisi loeongan jabatan yang kosong ditarik orang-orang dari luar perusahaan, yaitu:

1. Lembaga pendidikan
2. Kantor penempatan tenaga kerja
3. Pusat tenaga kerja
4. Nepotisme atau kawan-kawan karyawan.

Seleksi (Selection)

Seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang dilaksanakan untuk memutuskan apakah seorang pelamar diterima / ditolak,tetap / tidaknya seorang pekerja ditempatkan pada posisi-posisi tertentu yang ada dalam organisasi perusahaan tsb. 

Dasar seleksi

dasar seleksi adalah job spesification dari perusahaan bersangkutan 

Metode seleksi:

• Metode nonilmiah

Seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria/standar atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja. 

• Metode Ilmiah

Seleksi yang didasarkan kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada criteria spesifikasi dan standar-standar tertentu.

Sistem seleksi:

• Succesive Hurdles

Sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur.

• Compensatory Approach 

Sistem selesi yang dilakukan dimana peserta mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata hasil tesnya apakah mencapai standar atau tidak.

Tingkat-tingkat seleksi:

• Seleksi tingkat pertama

Seleksi tingkat pertama adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur yang telah ditetapkan perusahaan bersangkutan dan jika lulus maka pelamar dinyatakan diterima dengan status karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg) 

• Seleksi tingkat kedua

Seleksi tingkat kedua adalah seleksi yang dilakukan selama masa percobaan (capeg) dengan cara mengamati dan menilai mental, perilaku, kedisiplinan, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. 

• Seleksi tingkat ketiga

Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau pelatihan, jika lulus maka calon karyawan diangkat menjadi karyawan tetap.

Prosedur seleksi

• Seleksi surat surat lamaran
• Pemeriksaan referensi
• Wawancara pendahuluan
• Seleksi ilmu pengetahuan
• Tes psikologi
• Tes kesehatan
• Wawancara akhir dengan atasan langsung dan Memutuskan diterima atau tidak

Tujuan seleksi.

• Seleksi ini bertujuan agar dapat memproleh karyawan yang:
• Qualified dan potensial
• Jujur dan disiplin
• Trampil dan semangat bekerja
• Dapat bekerjasama
• Dinamis dan kreatif
• Inovatif dan bertanggungjawab
• Loyal

Penyeleksi

• Bagian urusan sumber daya manusia
• Pihak ketiga yang professional
• Kombinasi USDM dan pihak ketiga.

Penempatan

Penempatan adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaan. Dalam penempatan karyawan baru ini dilakukan orientasi, induksi dan pelatihan.

• Orientasi

Orientasi artinya memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan kewajibannya, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan-peraturan perusahaan, sejarah dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya kepada para karyawan lama.

• Induksi

induksi adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah ditempatkan, agar ia menaati peraturan perusahaan dan norma-norma social yang berlaku.

• Pelatihan

Pelatihan (training) karyawan perlu dilakukan untuk meningkatkan efesiensi dan efektivitas kerjana. Pelatihan ini memerlukan biaya, tetapi biaya – biaya ini menjadi investasi jangka panjang dibidang sumber daya manusia bagi perusahaan yang bersangkutan. Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral kerja karyawan operasional sesuai dengan kebutuhan tugas-tugasnya.

Pemberhentian

Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawan dengan suatu perusahaan. Pemberhentian karyawan disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia. Setiap karyawan yang berhenti selalu membawa biaya-biaya, seperti biaya penarikan, seleksi, dan pelatihan yang merugikan perusahaan.  

Labour turn-over (perputaran karyawan) adalah perbandingan antara masuk dan berhentinya karyawan suatu perusahaan.

Rumus T.O

        T.O =  (karyawan masuk-karyawan berhenti) X 100%

                      ½ (karyawan awal + karyawan akhir)